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基于PDCA循环理论的企业合规文化建设思考

2019-06-03 21:30:42    来源:新产经    发布者:屈晓婷

      随着“一带一路”倡议的推进,我国越来越多企业加快了“走出去”的步伐,这对新时代企业质量管理提出了新要求。
 
      习近平总书记在2017年中央经济工作会议上提出,应树立质量第一的强烈意识,下最大气力抓全面提高质量。
 
      党的十九大报告也多次强调了质量的重要性,对质量的重视程度提高到了前所未有的高度。为规范我国企业行为,政府的相关部门不断出台、完善各类法规、标准。
 
      为更加直接地推动我国企业落实合规管理,国资委先后印发了《关于全面推进法治央企建设的意见》(国资发法规[2015]166号)和《关于在部分中央企业开展合规管理体系建设试点工作的通知》(国资厅发法规[2016]23号) 等文件。
 
      2018年8月1日,GB/T 35770-2017《合规管理体系 指南》生效实施,这为我国企业合规经营管理提供了指导性依据。
 
      在外部监管力度的不断加强下,企业合规文化建设取得了一定的成就,但合规文化建设效果还不够显著。
 
      究其根本,企业虽然在形式上有了合规管理的提法,但在合规管理制度化和体系化建设方面还有待于进一步深化和完善,还没有形成员工共同的文化认同。还有些企业将合规管理视为企业负担,合规行为、合规制度主要用于应对检查,企业内部合规意识淡薄,未真正形成合规文化。
 
      如何在企业内部培养、建设合规文化,将合规意识有效融入企业经营发展过程已成为企业管理亟待解决的问题。在对已有文献进行研究后发现,相关合规文化建设研究并未将质量管理视作合规文化形成的基础性工程。
 
      因此,本文将以PDCA循环理论为理论基础,探讨分析我国企业合规文化建设的方法和路径,以期为我国企业有效建设合规文化,实现可持续发展提供有价值的参考。
 
一、PDCA循环理论
 
      PDCA循环最早由沃特·阿德曼·休哈特(Walter A. Shewhart)提出,爱德华兹·戴明(W. Edwards. Deming)于1950年开始对其进行深入挖掘和推广,并将其应用于持续改善产品或项目质量。
 
      近年来,PDCA循环也逐渐应用于医学、环境、教学、文化建设等领域。PDCA循环包括计划(Plan)、实施(Do)、检查(Check)、处理(Action)四个阶段。
 
      在计划阶段,企业应分析管理现状,找出存在的问题及原因。结合企业实际,确定管理预期目标,并为实现目标制定相应的方案。
 
      在实施阶段,企业应根据计划阶段所制定的方案采取切实可行的措施,以实现改善管理现状的目标。
 
      在检查阶段,企业应根据预期目标对实施效果进行检查,确定目标完成情况。
 
      在处理阶段,企业应对执行阶段的成功经验加以总结、提炼和推广,将执行阶段存在的问题放入新的PDCA循环中加以解决。
 
      PDCA循环通过严密的过程控制实现预定目标,是一种持续改进的过程,强调管理过程中的不断改进和完善。总的来说,PDCA循环至少具有以下两个特点:
 
      第一,PDCA循环是周而复始不断运行的。每一次循环均会解决一些问题,剩余问题及由于企业内外部环境的变化和其他因素的影响而产生的新问题都将在下一个循环中加以解决。
 
      第二,PDCA循环呈阶梯式上升的特点。每一次循环结束都会取得一定的成果,进入下一次循环的内容是对上一次循环内容的补充和完善,而非对上一次循环的非机械复制。
 
      根据现有的研究可知,PDCA循环理论是一种持续改进的理论,这与企业合规文化建设相适应。合规文化的建设是一个长期、系统的过程。就合规文化而言,作为企业合规发展的源动力,合规文化既要保持自身的精神精髓,也需要与时俱进,适应最新的法律法规和行业规范,以提高合规文化建设的效果。
 
二、合规文化的内涵和作用机理
 
      合规文化被认为是企业“全体员工在合规操作的基础上,经过长时间的积累而形成的一种被普遍认可并能传承的意识形态,包含相应的行为规范、思维方式以及价值观念等”。相对于企业内部正式规章制度的强制性要求,合规文化更能在意识、行为层面发挥更大的作用。
 
      首先,合规文化具有导向作用,通过构筑意识行为边界,减少员工行为与组织目标的偏离程度,提升员工行为的规范性,从而提高员工的工作绩效。
      其次,合规文化的约束功能有助于增强员工的自我约束能力,降低员工违法、违规行为的发生率。
 
      再次,合规文化有助于企业控制管理成本,提升管理质量。尽管企业在进行合规管理初期会产生较高的管理成本,但从长期来看,一方面在合规文化的导向作用和约束作用的引导下,可以减少员工、企业不合规行为所带来的经济损失,降低企业落实各类规章制度的成本;另一方面,在本企业合规文化的影响下,企业经营管理质量提升,在塑造良好企业形象的同时,也有助于实现可持续发展乃至永续发展。
 
      最后,合规文化能为企业创新成果提供保障,激励企业创新。知识产权和数据保护是当前企业创新的一个关注点,合规文化有助于增强企业和员工的知识产权保护意识,同时也能为企业创新提供法规支持,从而进一步激发企业创新的动力。
 
      根据合规文化发挥作用的不同,可以从三方面进一步理解合规文化。
 
      第一,合规文化源于外部监管。合规管理被认为是企业建立一系列确保自身经营、管理符合法律法规,且不违背社会伦理道德的制度流程的过程[4],而合规文化则是在落实合规管理过程中所形成的被员工所普遍认可的意识形态。对于企业而言,合规文化的形成离不开外部监管的压力。企业从建立初期直至破产,企业的决策、经营、管理活动都处于法律法规、规范性文件、行业准则的监管之下。为了避免因违规而带来的损失,合规文化均会在企业内部形成,但不同企业合规文化的具体表现形式不尽相同。值得注意的是,只有当违规行为所带来的损失高于落实合规管理的成本时,合规文化才是真正有效的。
 
      第二,企业自律是合规文化的重要表现形式。文化是不断发展、不断更新的。当合规文化在企业内部形成后,合规意识会成为企业及员工的自我意识,促使企业及员工自律。自律是一种自觉行为,明确自身能做什么,不能做什么,是对企业及员工行为的自我约束。通过培育自律文化,可以有效规范企业及员工行为,降低企业管理压力,提升企业竞争力,从而实现利益最大化。
 
      第三,积极主动承担社会责任是合规文化的应有之意。合规文化要求企业诚信经营,真正保障产品和服务的质量,落实自身对外宣称的社会责任。积极主动承担社会责任不仅有助于将企业合规文化落到实处,提升企业社会形象,还有助于企业持续发展。
 
三、基于PCDA循环理论的企业合规文化建设路径
 
      企业合规文化可依据PDCA循环理论的四个阶段加以建设(如图1所示),在不断循环、持续改进中,实现合规文化建设目标,以此改善企业生态环境,增强企业生命力。
 
(一)计划阶段
 
      1.存在的问题
      尽管企业自成立之初就有一切经营管理行为均应符合法律、法规、行业规范的意识,但目前我国大部分企业均未建立完整的合规文化体系,员工、管理者合规意识薄弱,由此导致部分企业违规行为频繁发生。
 
      2.原因分析
      首先,合规理念起源于欧美国家,引入我国的时间相对较短。目前我国大部分企业对于合规的认识尚处于“什么是合规”的阶段,而更深层次的“为什么合规”以及“如何合规”还未成为企业的主要关注点。
 
      其次,受我国传统文化的影响,“关系”、“人情”在我国十分盛行。企业管理过程中,“规”往往让位于“关系”和“人情”。
 
      最后,从短期来看,推行合规管理,培养企业合规文化的机会成本相对较高。特别是当违规成本高于违规所带来的收益时,企业更倾向于放弃建立合规文化。
 
      3.制定管理目标
      对于企业而言,培育合规文化,提升企业、员工的合规意识是合规文化建设的主要目标。为此,企业应建立并完善合规管理体系,将合规管理理念融入企业日常管理。
 
(二)实施阶段
      第一,建立健全合规管理体系。企业应制定相应的合规管理制度,设立专门的合规管理部门和专职合规管理岗位,明确该部门及员工的职责,确保该部门的独立性。企业管理层应给予合规管理部门足够的资源支持,充分发挥合规管理部门的作用。另外,企业采取措施确保其他部门与合规管理部门的合作,避免因其他部门抵制合规部门而带来的管理难题。同时,应确保合规管理部门报告路线的畅通,鼓励员工为企业更加有效的落实合规管理提出合理的建议。
 
      第二,加强员工合规意识的培养。对员工合规意识的培训应贯穿于员工的招聘、入职培训、在岗培训、绩效考核等各方面。在招聘员工时,应考察应聘者的学历、银行信用等背景,不录用可能做出违规行为的应聘者。在对新员工做入职培训时,应让员工学习企业内部的规章制度并在学习一段时间后安排相关考试。在对员工做在岗培训时,除了专业技能培训,还应结合案例对员工宣传合规的重要性。在绩效考核时,增加合规指标,使合规行为与员工薪酬相挂钩。对于在合规文化建设中有突出贡献的个人及部们应给予一定的物质和精神奖励。另外,除了正式的培训、考核外,企业可以通过举办合规知识竞赛、合规文章投稿、合规小剧场和张贴合规海报、合规标语等形式营造合规氛围,鼓励员工主动了解合规文化。
 
      第三,鼓励领导在合规文化建设中以身作则。当前我国企业合规文化建设不足的原因之一在于领导对于合规文化的认识存在偏差。因此,企业领导者应首先在思想上转变对合规文化的认识,重视合规文化的建设。只有企业领导者充分承担合规责任,做合规表率,合规文化建设才能在企业内部更加顺利进行。具体来说,企业领导者应在会议、日常讲话中强调合规的重要性,在行为上遵守企业合规制度,践行合规理念,自上而下带动企业内部员工合规,以形成人人合规的良好氛围。
 
      第四,加大合规文化宣贯力度。对内,向企业内部员工宣传合规的重要性,增强员工合规意识,提升本企业的合规文化软实力。对外,积极主动对外宣传本企业的合规理念,如在企业愿景、企业使命、企业价值观中体现本企业的合规文化,在企业官网上实时更新本企业的合规动态等。一方面,让外界了解本企业的合规文化;另一方面,在对外宣称本企业的合规理念后,外界对本企业的产品、服务及管理均有一定的心理预期,这样可以通过消费者和政府相关部门的监管倒逼本企业进一步培育合规文化,提升合规文化建设的效果。
(三)检查阶段
      在检查阶段,企业应建立一套合规文化管理标准,定期(半年或一年)对合规文化建设成果进行评估。
 
      评价内容包括:企业内部是否有专门的合规管理部门?该部门是否独立?该部门中,人员配备情况如何?各部门领导是否重视合规文化建设(如会议讲话中是否提及合规)?员工合规意识如何?员工是否有违规行为?是否有专门的合规管理制度?相关法律案件情况等。
 
      不同企业应根据自身情况,制定相应的合规文化建设评估指标。在该阶段,评估团队应与各部门员工进行沟通,了解合规文化建设过程中存在的困难,对实施阶段中的不恰当做法加以纠正。
 
(四)处理阶段
      处理阶段是PDCA循环的关键环节,是合规文化建设总结提升的重要节点。
 
      在该阶段,企业应根据检查阶段的评估结果,明确在本次循环中,合规文化建设所取得的成就。在对企业内外宣传推广合规建设成果的同时,找出合规文化建设中存在的问题。在合规文化建设初期,企业必然会面临各种问题。企业应对这些问题的重要程度进行评估,将关键问题放入下一个循环。关键问题的PDCA循环在运转的同时,其他问题的循环也可以进行,以提升建设效果。
 
      另外,在单个PDCA循环运转的过程中,可能会出现新的问题。因此,在大循环中,解决新问题的小循环也可以同时运转,以此形成大循环套小循环,小循环推动大循环的合规文化建设路径。
 
四、基于PCDA循环理论的企业合规文化建设路径
      合规文化建设是个系统性、长期性的工程。合规文化对于企业发展的作用越来越重要,合规文化建设已成为企业谋求可持续发展的重要手段。企业需要加强管理体系、制度体系和合规文化体系建设,在持续改进、循环优化中,形成并提升本企业的文化软实力。
 
 

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